ITの普及に伴い、企業間のやりとりにおいても紙媒体から電子データが多くなってきました。企業が取り扱う文書は、見積書、納品書、仕様書、契約書、請求書など多岐に渡りますが、これらの書類を電子化しても法的に問題はないのでしょうか？そこで、今回は電子文書法と呼ばれるe-文書法について説明します。
e-文書法とは？
まずはe-文書法の概要から確認していきます。
e-文書法とは、2005年に施行された法人税法や会社法、商法、証券取引法などで保管が義務づけられている文書や帳簿、請求書、領収書などについて、紙媒体だけでなく電子化した文書ファイル（電磁的記録）での保存を認める法律です。電子文書法とも呼ばれています。
e-文書法は通称であり、正確には2005年4月に施行された「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の二つの法律から成り立っています。
法令を確認すると対象となる文書が多岐にわたっていることが分かります。具体的には、会計帳簿、契約書、領収書、請求書、納品書、預金通帳、見積書、注文書などの財務・税金関係書類、定款、株主総会・取締役会議事録などの会社関係書類、そして貸借対照表、損益計算書といった企業決算に関わる重要書類などです。詳しくは「内閣官房 情報通信技術（IT）総合戦略室」の「e-文書法によって電磁的記録による保存が可能となった規定」で確認できます。
逆に対象外とされているのは、船舶に備える手引書など緊急時に即座に見読可能な状態でなくてはならないもの、免許証・許可証などの極めて現物性が高いもの、条約による制限があるものです。
実際に電子化するにあたっては法令要件を満たすことが必要となります。しかしそれさえクリアすれば、紙の書類をファイリングするといった作業をしなくてすみ、保管スペースも削減でき、電子化によって検索性を高められるという効果が得られます。e-文書法をうまく活用することで、業務効率化や経費削減を実現できるというわけです。
e-文書法の要件は？
e-文書法の要件は各府省の府省令などによって異なっていますが、前提として経済産業省により、下記の四つの技術的基本要件が定められています。なお、電子化して保存するときに四つの要件すべてを満たすことが求められるわけではなく、「見読性」以外は対象文書の種類によって必ず満たすべき要件とはなっていません。
①見読性
電子化されたデータがパソコンとモニター、プリンターなどを用いて明瞭な状態（解像度・階調などが適切な状態）で見られるようになっていること。必要なときに直ちに表示、または書面として出力できるようになっていることが求められます。可視性と表現されることもあります。
②完全性
保存期間中の滅失や毀損を抑止する措置が取られていること。内容の改変や消去を防ぎ、実際にそれらが起きた場合はその事実がわかるようになっていなければなりません。また、電子署名とタイムスタンプを使用することで、原本が正しい日付で改ざんされることなくありのままに保存されていることが証明されている必要があります。
③機密性
許可されていない人がアクセスできない文書であること。不正アクセスの抑止がなされていること。
④検索性
必要なデータをすぐに引き出して文書を有効に活用できるよう、体系的な検索性の確保がなされていること。
廃棄物業におけるe-文書法
前項ではe-文書法に関する一般的な説明をしましたが、廃棄物業界ではどのような文書が電子保存可能なんでしょうか？実は廃棄物業に関することもe-文書法の中で明確に謳われています。具体的に施行規則で電子保存が認められている文書は下記のとおりです。
【電子保存可能な文書】
・一般廃棄物処理業者の帳簿
・産業廃棄物処理業者の帳簿
・産業廃棄物処理施設の設置事業者の帳簿
・特別管理産業廃棄物排出事業者の帳簿
・情報処理センターの帳簿
・一般廃棄物を船舶で運搬する際に備え付ける書類
・産業廃棄物を船舶または車両で運搬する際に備え付ける書類
・産業廃棄物処理委託契約書とその添付書類（許可証の写しなど）
・産業廃棄物の再委託承諾書、再受託者に渡す文書
・処理困難通知の写し
上記の通り、帳簿や処理委託契約書、許可証の写しといった添付書類も電子保管が認められています。
電子化を行う際の注意点
委託契約書の電磁的運用は認められていますが、e-文書法で全て認められているわけではありません。「e-文書法」の他に、「環境省の所管する法令に係る民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律施行規則（平成十七年三月二十九日環境省令第九号」に基づくことで、委託契約書を書面ではなく電磁記録で運用保存することが認められています。
なお、前項で説明した電子保存可能な文書一覧の中に産業廃棄物管理票（紙マニフェスト）が含まれていない点にも注意が必要です。紙マニフェストを電子化して運用する人はいないと思いますが、「保存スペースがかさばるから」という理由で、交付後５年未満の紙マニフェストをスキャン後に捨て、ＰＤＦデータでしか保存しないというのは、廃棄物処理法違反となります。
これは、紙マニフェストは返送後５年間（Ａ票は交付後５年間）の保存義務があるからです。紙マニフェストはそれぞれの当事者が保存する唯一無二の記録になりますので、万が一電子データが消失した場合、産業廃棄物を適切に処理したという記録が一切残らないことになります。
委託契約書の場合は、排出事業者と処理業者の双方が同じ文書を保存しているため、万が一のバックアップも可能ですが、紙マニフェストの場合は記録が一切残らないためより厳しく制限されています。
まとめ
今回は、電子化した文書ファイル（電磁的記録）での保存を認めるe-文書法について紹介させて頂きました。
電子化するにあたっては法令要件を満たすことが必要となりますが、要件をクリアすれば、紙の書類をファイリングするといった作業をしなくてすみ、保管スペースも削減でき、電子化によって検索性を高められるという効果が得られます。e-文書法をうまく活用することで、業務効率化や経費削減を実現できるというわけです。
大手の廃棄物処理業者になるほど、膨大な委託契約書の作成保存が必要となりますので、ｅ－文書法のメリットを受けることができそうです。
業務効率化や経費削減を行うよう工夫をしてみてはいかがでしょうか。
