今回は産廃業界では知らない人はいないとも言える「電子マニフェスト」について、既に導入している事業者様、まだ導入していない事業者様に改めて電子マニフェストを導入することによるメリットをご紹介していきます。
電子マニフェストのシステムを運営するJWNETには、次のように電子マニフェストのメリットが紹介されています。
事務処理の効率化を図ることができるとともに、データの透明性が確保され、法令順守を徹底することができます。
今回の記事では、具体的な機能をご説明しながら、マニフェスト業務がどのように効率化されたり、データの透明性が確保されたり、法令順守が図られるのかについて考えていきたいと思います。
電子マニフェストのメリットとは？
電子マニフェストのメリットと言っても様々ですが、産業廃棄物処理振興センター（JWNET）が記載しているように、大きく分けて①業務の効率化②法令順守③データの透明性確保の3つ考えられます。コストに関しては、状況によって紙マニフェストの方が得な場合を否定しきれませんが、人件費を考えれば損することは無いと言えるのではないでしょうか。
それでは、各パート別に説明していきたいと思います。
メリット１：業務の効率化
JWNETのHPでも最初に書いてあるように、電子マニフェスト化することの一番のメリットは業務の効率化です。具体的に言うと、以下の4つかと思います。
- 行政報告（産業廃棄物管理票交付等状況報告）が不要
- 保存スペースが不要
- マニフェストの郵送が不要
- マニフェストの進捗確認が容易
では順に説明していきましょう。
①：行政報告（産業廃棄物管理票交付等状況報告）が不要
毎年6月30日までに各自治体に提出している行政報告が手間だと感じている方も多いかと思います。特に元請工事会社の方々などは複数の自治体に対して提出しする必要があり、その業務量は膨大だと思います。また、自治体よっては専用フォーマットがあり、マニフェストを集計するだけでも手間に感じているのにもかかわらず、各自治体別に異なるフォーマットに記入しなければならないのはとても大変だと思います。
そこで、電子マニフェストを導入すると、この作業が一切無くなります。無くなるというよりも、産業廃棄物処理振興センター（JWNET）が各自治体に電子マニフェストデータを送信してくれます。毎年大量に作成している排出事業者にとってはこれだけでもメリットが大きいと感じるのではないでしょうか。
②：保存スペースが不要
電子マニフェストには、「原紙」という概念は存在せず、電子上にあるデータがいわゆる原紙ということになります。すなわち、それこそがマニフェストの保存行為に該当するため、わざわざ紙マニフェストのようにキングファイルに綴じて、ナンバーを振ってキャビネットへ保管する必要が無くなります。電子マニフェストについて詳しくない方は、念のために紙に印刷してファイリングしておいた方が良いというように考える方も稀にいますが、それは完全に不要な作業ですので、ご注意ください。
③：郵送が不要（収集運搬業者および処分業者）
紙マニフェストを運用する際には、処理が完了したら10日以内に発送しなければなりません。さらに、排出事業者に煽られ、速達で発送して、さらにコストが嵩むという事例も頻発していることでしょう。電子マニフェストに切り替えれば、この郵送行為が全て無くなります。郵送する際に、送付状など作っている企業も多く、その作業が減るだけでも長い目で見ればかなりの時間短縮に繋がります。
④：マニフェストの進捗確認が容易
排出事業者の方々は、自社で発行したマニフェストが期日内に完了しているかをチェックしているかと思います。官庁物件などについては、法令の期日よりも早く提示しなければならないというケースも多々あります。そのたびに、産廃業者に完了見込みを確認して、終わったらすぐにPDFをメールしてもらい確認すると言った手間が発生しているのではないでしょうか。
電子マニフェストになれば、一目で進捗が確認できますし、処理が完了したら産廃業者がJWNETに入力するため、すぐに日付の入った受渡確認票がダウンロード可能です。工事の竣工検査などで提示が必要な企業の方々はかなりのメリットを実感して頂けることでしょう。
メリット２：法令遵守を徹底できる
業務効率化とともに法令順守を徹底できるのも電子マニフェストのメリットです。具体的には以下の3つかと思います。
- 入力漏れ（←紙でいう記入漏れ）の心配がない
- 紛失の心配がない
- 期限切れ間近通知の活用
それでは順番にご説明させて頂きます。
①：入力漏れの心配がない
紙マニフェストの場合は、記入漏れをしてしまうリスクがかなり高いですが、入電子マニフェストでは入力漏れがある状態では登録できないため、入力漏れの心配がありません。入力漏れもリスクは少ないですが、入力間違いをしてしまう可能性はあります。しかし、入力パターン設定を行うことで、効率化とともに誤りのないパターンを最初に作ることが可能です。
②：紛失の心配がない
電子マニフェストは、電子媒体なので紙のように紛失することはあり得ません。強いて言えば、誤って削除ということになりますが、これは排出事業者、収集運搬業者、処分業者のすべてが承認しなければ削除できませんので、うっかりでなくなる心配はありません。
③：期限切れ間近通知の活用
紙マニフェストの場合は社内で台帳等をつけて報告期限をチェックしなければなりませんが、電子マニフェストの場合は事前に設定しておけば通知メールが届きますので、期限切れの前に対応することができます。
メリット３：データの透明性が確保できる
基本的にマニフェストの内容を変更する際は、変更部分に係る立場の人の承認が必要になります。また、受け渡し確認票の印刷等も時間が秒単位で刻印されるので、改ざん防止になります。
コスト面でも紙マニフェストよりお得？
導入する事業者の状況により一概には言えませんが、例えば紙マニフェストは8,000~11,000円/500セットくらいで販売されています。1年間で500枚使用と仮定してJWNETのBプラン料金で比較すると基本料金1,980円/年＋410枚×22円（←90枚は無料）＝11,000円ですのでそんなにメリットがないように感じるかもしれません。しかし、郵送費や人件費を考慮すると、やはり電子マニフェストの方がお得だと判断する方も多いと言えます。
まとめ
今回は電子マニフェストのメリットについてご紹介させて頂きました。電子マニフェストは基本的に排出事業者と収集運搬業者と処分業者の3社が加入してないとそもそも運用できませんが、前述のコスト比較に管理工数等を鑑みればやはり電子化はお得と言えるでしょう。また、2019年4月からは交付日からの3日ルールも緩和されて、排出事業者にはさらに加入しやすくなりました。特別管理産業廃棄物の一部電子マニフェスト義務化もあるため、是非改めて加入を検討し直してみてはいかがでしょうか。
