電子契約と一言で言っても、サービスを提供している会社は複数社有ります。
では、その複数社有る中からどのサービス会社を選定すればいいのでしょうか。
今回はベンダーさんを選定する際に考慮したほうが良いポイントについて記述したいと思います。 また、前提知識として産業廃棄物処理委託契約書は電子署名が不要ということをご留意ください。
コストについて
コストについてはおおよそ基本料金＋従量課金で構成されておりますが、各ベンダーさんはサービスプラン（例 スタンダート、ビジネス、エンタープライズetc.）ごとに価格が異なりますので、一度資料請求もしくは説明を聞いて比較された方がよろしいかと思います。
サービスを利用する環境について
電子契約サービスの利用にあたり、利用環境はおおよそ以下の3つに分類されます。
- ①パブリッククラウド
- ②プライベートクラウド
- ③オンプレミス
各項目についての説明は割愛させていただきますが、電子契約サービスをどのように利用したいかによって利用環境も異なります。
例えば、サービス会社のデフォルト機能のまま利用するだけであれば、パブリッククラウドで十分ですし、デフォルト機能に色付けして、こんな機能を実装してほしいなど要望があればプライベートクラウドを選択しなければなりません。また、会社の方針でSaaSはNGなどといった理由があれば、オンプレミスでやるしかない、といったように自社のネットワーク環境を加味する必要があります。
ちなみに②プライベートクラウドについては、エンタープライズプランといったように対応してくれるか会社もおりますが、①パブリッククラウド以外対応不可という会社さんもいらっしゃいます。さらに③オンプレミスということになれば、対応してくれる会社さんは少ないように感じます。
まずは、ご自身の会社の利用環境を一度確認されてみることをお勧めします。
締結後の書類の見た目の違い
電子契約が合意されるとタイムスタンプ等が付与されるしくみになっておりますが、その合意された書類の見た目についても各社違いがあるようです。一例ですが、合意後ハッシュ値のみがページの隅に表示されるケース、左上に一目瞭然のタイムスタンプが押されるケース、といったように各社異なります。
官庁系の元請工事のように処理委託契約書の写しを提出しなければならない、などといったことがあるのであれば要検討事項かと思います。したがって各社の合意後の書類の見た目についても一度確認してみたほうが良さそうです。
電子契約と自社システムとの連携
各社のサービスは当然ながら契約締結は可能ですが、その他の付加機能については差があるように感じます。API連携などの可否もそうですが、自社に既にシステムが入っている場合はどう連携させるか考慮したほうが良いかと思います。
ちなみに電子契約サービス会社の中には産廃に特化したベンダーさんもいらっしゃるようですので一度確認する価値はありそうです。
（許可証管理や許可証や二次処理先一覧の契約書への自動添付ができるそうですよ。）
自社内にこれといって契約書に関連するシステムが無い事業者さんにとっては、ベースとなるシステムとして検討することも十分ありかと思いますので、やはり各ベンダーさんの電子契約システムの付加機能の違いについては、要検討です。
