様々な外部要因もあり急速にテレワークを導入する企業が増えており、会議や打ち合わせはビデオ通話で代用できますが、「紙の契約書に印鑑を押す」という業務がテレワークの推進を阻害する一つの要因となっています。このような背景もあり、近年急速に契約業務の電子化、つまり電子契約システムの導入が進んでいます。そこで今回は産業廃棄物業界においても電子契約システムを導入する必要性について解説させて頂きます。
電子契約とは？
まずは電子契約の概要についてご紹介します。電子契約とはパソコンやスマートフォンを使い、データ化した契約書ファイルをインターネット上で送信・電子印にて押印し、契約締結をする契約方式のことをいいます。
2000年以降、「電子署名法」や「電子帳簿保存法」など電子契約に関する法的整備が行われ、電子契約を導入しやすい環境が整ったこともあり、多くの企業で電子契約システムの導入が進められています。
産業廃棄物業界での契約業務について
産業廃棄物業界においても、契約業務は最も重要な業務の一つです。産業廃棄物の収集運搬や処分を業者に委託する際には、必ず事前に処理委託契約書を締結しなければなりません。
特に工事に伴う廃棄物が排出される場合などは、急に日程が変わったり、予定していなかった物を廃棄しなければならなくなったりと予定が組みにくく、契約書を急いで締結しなければならないという経験をしたことがある方も多いかと思います。
また工事現場毎に契約書締結する場合や多くの取引先と契約書を締結する場合などには、締結・管理する契約書の数が膨大になり、かなり苦労している契約担当者も多くいます。
産業廃棄物業界に電子契約を導入する必要性
このように産業廃棄物の業界では契約業務に関わる問題点が多くあり、その問題点の解決に大きく貢献するのが今回ご紹介する「電子契約」です。こちらの項目では、産業廃棄物業界に電子契約を導入する必要性について、電子契約のメリットを踏まえてご紹介させて頂きます。
①：締結までの時間を大幅に短縮可能
作成した契約書データをシステム経由でメールで送信するため、インターネット環境があれば最短３分で契約締結も可能です。急ぎの契約書の場合は郵送待ちの時間を短縮するために、契約書を持参していることも多いと思いますが、電子契約ではその必要もなくなります。
②：見たい契約書をすぐに確認可能
作成した契約書データは、自動でデータベース化されるため、締結した内容（顧客、契約品目、期限など）ですぐに検索が可能です。管理する契約書が多くなれば、保管しているファイルから探し出すのも大変になり、外出先からも確認できませんが、電子契約であれば検索も簡単、事務所にいなくても契約書の内容をスマートフォンやパソコンから確認することができます。
③：契約書の製本も自動化
作成した契約書データに添付する書類（産業廃棄物の許可証など）も合わせて自動製本が可能です。製本業務も意外と時間を取られる業務で、製本を自動化することでかなりの時間を短縮できます。また電子契約では「印紙」を貼る必要もないため、印紙代の節約にもなり、印紙の管理業務からも開放されます。
まとめ
今回は産業廃棄物業界にも電子契約を導入するべき必要性についてご紹介させて頂きました。電子契約システムの詳細についてまた別の記事でもご紹介させて頂くので、他の記事も合わせて見て頂くと幸いです。
