みなさんこんにちは。
昨今色々なものがペーパーレス化してされていってますね。身近なもので言えば、ICカード、電子書籍、電子マネー、会社の中でも受発注、申請書類、請求書…あらゆるものが電子化されていっているかと思います。その中で今もっとも注目されていると言っても過言ではないのが、“電子契約”です。他業界で電子契約が進んでいる中、廃棄物業界でも電子契約が徐々に普及していってはおりますが、中には導入を決めたはいいが、なかなか展開できず四苦八苦している事業者様も散見されます。
さて、そこで今回は電子契約の利用に伴い「廃棄物業界で電子契約の障壁となるポイント」についてご紹介いたします。
障壁が発生するのはどのタイミング？
電子契約を導入して展開していくステップで足踏み（障壁が発生）するタイミングは大きく分けて3つあると思います。
- 自社にサービスを導入する際
- 客先（排出事業者）に電子契約を説明する際
- メインの客先と運用を決める際
電子契約サービスを導入する時に、上記3つのタイミングをあらかじめ想定しておくとスムーズに推進できるかと思います。では具体的にどういった部分が障壁となっていくのでしょうか。
タイミング別の障壁となりうる具体的な内容
①：自社にサービスを導入する際
電子契約を導入する際、必ずと言っていいほど社内に反対勢力が現れます。基本的にITリテラシーの低い業界ですので「紙のほうが安心、今までのやり方を変えたくない」という方々が必ずいます。ですが、ここはコストメリットやリードタイム短縮などを含めて丁寧に説明してあげることが必要です。また、良い悪いは別として今回のコロナウィルスなどでテレワークを導入する企業は増えているでしょうから、それを追い風にするのも一つの手です。
②：客先（排出事業者）に電子契約を説明する際
いざ自社に電子契約を導入して排出事業者に電子契約への切り替えをお願いする際、まず間違いなく聞かれることが、①法的に問題ないのか ②どういった仕組みなのか です。①法的な根拠については、おおよそ資料を用意して理屈で説明すれば納得していただけますが、②の仕組みについて、ITの知識が多少なりとも必要になるケースがありますので、事前にちゃんと理解しておくことをお勧めします。また、排出事業者によっては（←特に大企業）セキュリティチェックやトップの承認を得るために、自社内で申請が必要になることも多々ありますので、自信をもって説明をできるよう事前に勉強しておきましょう。（ベンダーによっては、顧客展開の支援をしてくれる手厚い会社もあるようですので、ベンダー選定の判断材料としておくのも一つの手かもしれません）
③：客先（排出事業者）含めて運用を決める際
電子契約を自社で開始し、客先にも理解していただいたうえで最後の障壁となるのが運用方法を決める際です。どの事業者様もメインの顧客というのは存在すると思いますが、その顧客が硬い会社様ですと開始までに乗り越えなければならないステップがいくつか発生する可能性があります。
ご存じのとおり、排出事業者がしっかりしていればいるほど契約書の捺印というのは慎重になります。社内に調印申請書等が存在し、電子契約と同時進行で紙ベースの申請書を回覧することになる場合もあります。また、殆どの会社が社長自らハンコを押すケースは少ないと思います。多くの会社はおおよそ総務や秘書が社印を押しているかと思いますが、電子契約になると承認した方のメールアドレスがエビデンスとして残りますので、仮に秘書が承認ボタンを押すと、秘書の方のメールアドレスがエビデンスとして残ることになります。そうした時、会社によっては代理権の授与について議論されることになります。そうすると、先方の社内規定の見直しから始まり、すべての運用が決まるまで多少時間がかかるかもしれませんので注意が必要です。
さらに、排出事業者が元請工事会社の場合は、発注者が官庁系ですと、そこに対しても説明が必要になってくる可能性がありますので、事前にそこまで見据えて顧客（排出事業者）とやり取りしておくと良いでしょう。
まとめ
皆様いかがでしたでしょうか？今回は電子契約を利用するために障壁となりうるポイントをご紹介させていただきました。当然ですが契約書は相手ありきですので、双方が納得いくように運用することが重要です。今回のコンテンツが少しでも皆様の電子契約展開の手助けになれば幸いです。
